Assistenz (w/m/d) für Empfang und Back Office (Berlin)
- PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH
- Berlin
- Präsenz / Mobil
- Voll/Teilzeit
Wir bieten Ihnen einen Job mit Sinn: / Für die öffentliche Hand von morgen /
Dabei agieren wir neutral, unabhängig und mit dem Ziel, die öffentliche Hand mit unserer Beratung nach vorne zu bringen.
Unsere besondere Expertise ist sogar ausgezeichnet: als „Hidden Champion des Beratungsmarktes“ im Public Sector sind wir die Inhouse-Beratung der öffentlichen Hand.
Wir, das sind inzwischen über 1.100 Mitarbeitende an den Standorten Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, München, Nürnberg, Stuttgart und Wiesbaden.
Sind Sie bereit für: Zukunft × Jetzt?
Zur Verstärkung unseres Empfangs suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unseren Standort in Berlin in unbefristeter Anstellung! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Aufgaben:
Als Teil unseres Teams unterstützen Sie uns bei vielen spannenden Themenfeldern:
- Herzlicher und professioneller Empfang sowie Betreuung von Gästen, Kunden und Dienstleistern
- Erste Ansprechperson vor Ort und Sicherstellung eines positiven ersten Eindrucks
- Annahme, Filterung und zielgerichtete Weiterleitung eingehender Telefonate
- Eigenverantwortliche Verwaltung und Ausgabe des Schlüssel- und Zugangskartensystems
- Unterstützung der Mitarbeitenden bei administrativen Fragestellungen im Tagesgeschäft
- Bearbeitung der täglichen Ein- und Ausgangspost sowie Koordination des Paketmanagements
- Bedarfsgerechte Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Verpflegung für Konferenzräume und Etagen-Küchen
- Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und Betriebsbereitschaft der Bistro- und Küchenbereiche inklusive Bevorratung
- Enge Zusammenarbeit und operativer Austausch mit Teamassistenz und Veranstaltungsmanagement
- Unterstützung bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung interner und externer Veranstaltungen, Meetings und Trainings
Ihr Profil:
Für diese abwechslungsreiche Position verfügen Sie über:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Büromanagement, oder vergleichbare Qualifikation aus Hotellerie bzw. Dienstleistungsumfeld
- Wünschenswert: Erste Erfahrungen im Empfangsbereich, Veranstaltungsservice oder Business Center
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
- Affinität zu digitalen Tools und modernen Softwarelösungen
- Ausgeprägte Serviceorientierung sowie freundliches und souveränes Auftreten
- Kommunikationsstärke, Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Selbstständiger und zuverlässiger Arbeitsstil sowie gutes Planungs- und Organisationsvermögen
- Hohe Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit internen Schnittstellen und dem Team
- Konsequente Ausrichtung des Handelns an den Bedürfnissen interner und externer Kunden
- Flexibilität sowie Fähigkeit zur schnellen und effizienten Neuorganisation des eigenen Aufgabenbereichs bei wechselnden Anforderungen
Die Regelarbeitszeit liegt montags bis freitags im Zeitfenster zwischen 07:30 Uhr und 18:30 Uhr. In Abhängigkeit von Veranstaltungserfordernissen sind in Einzelfällen Abweichungen von diesen Zeiten möglich.
Ihre Perspektive:
Unseren Mitarbeitenden bieten wir:
- flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Freizeit und Beruf,
- modern ausgestattete Arbeitsplätze mit Möglichkeiten für mobiles Arbeiten,
- 30 Urlaubstage im Jahr plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei,
- eine transparente, leistungsorientierte und faire Vergütung basierend auf Gehaltsbändern und einer prozentualen Tantieme, sowie eine attraktive betriebliche Altersvorsorge,
- ein strukturiertes und umfassendes Onboarding (u.a. Buddy-Programm),
- passgenaue persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten, Unterstützung bei beruflichen, privaten oder gesundheitlichen Fragestellungen durch Mental Health Coaching,
- Zuschuss zum ÖPNV und die Option auf ein vergünstigtes Fahrradleasing mit JobRad,
- regelmäßige Teamevents, zahlreiche Sportangebote durch vergünstigte Konditionen bei Urban Sports Club
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Wir haben die Charta der Vielfalt unterschrieben und unterstützen Bewerbungen von Talenten unabhängig von kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht, sexueller Orientierung, körperlichen und geistigen Fähigkeiten, Religion und Generation. Schwerbehinderte und Gleichgestellte werden ausdrücklich ermutigt, sich bei uns zu bewerben.
PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH
- Melissa Selalmazidis-Wistuba
- Fachliche Leitung HR Recruiting
