Unit-Assistenz (w/m/d)
- PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH
- Berlin
- Düsseldorf
- Hamburg
- Präsenz / Mobil
- Vollzeit
Wir bieten Ihnen einen Job mit Sinn: / Für die öffentliche Hand von morgen /
Als Inhouse-Beratung der öffentlichen Verwaltung begleiten wir Projekte rund um moderne Verwaltungsarbeit und Infrastruktur – auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene. Dabei beraten wir unabhängig, neutral und mit dem Anspruch, gemeinsam nachhaltige Lösungen für die öffentliche Hand zu entwickeln.
Heute sind wir mehr als 1.200 Mitarbeitende an den Standorten Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, München, Nürnberg, Stuttgart und Wiesbaden.
Sind Sie bereit, die Zukunft schon heute mitzugestalten?
Ihre Aufgaben:
- Fachliche Führung und Kapazitätssteuerung eines Unit-Assistenzteams – mit Entwicklungsperspektive in Richtung disziplinarischer Führungsverantwortung.
- Sicherung der Servicequalität sowie Optimierung von Standards und Prozessen im Team.
- Onboarding neuer Teammitglieder, Förderung des internen Wissenstransfers und aktive Mitwirkung bei der Personalauswahl im eigenen Verantwortungsbereich.
- Erste Eskalationsinstanz für administrative, organisatorische und personelle Belange – als Vorbereitung auf perspektivisch disziplinarische Führungsaufgaben
Office- & Gremienmanagement
- Vorausschauendes, proaktives Termin-, Reise- und Kalendermanagement für die Leitung.
- Organisation, Vor-/Nachbereitung und Protokollierung von Leitungsrunden und Managementformaten.
- Konsequentes Task-Tracking (Nachverfolgung von Beschlüssen und To-dos).
- Bereitstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Reportings und Dashboards.
Schnittstellen- & Wissensmanagement
- Zentrale Drehscheibe für das Leitungsteam sowie für interne und externe Stakeholder.
- Steuerung des On- und Offboarding-Prozesses der Unit-Mitarbeitenden.
- Strukturierung und Pflege digitaler Ablagesysteme und Wissensdatenbanken.
Kommunikation & Events
- Konzeptionelle Mitwirkung bei internen und externen Kommunikationsmaßnahmen sowie Koordinierung redaktioneller Inhalte.
- Strukturierte Organisation, Ablaufplanung und Nachbereitung von internen Unit-Formaten, Workshops und Klausuren.
Ihr Profil:
Für Ihren erfolgreichen Einstieg bei uns verfügen Sie über:
Erfahrung & Qualifikation
- Kaufmännische Ausbildung oder Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz oder im Office Management, idealerweise im dynamischen Unternehmens- oder Beratungsumfeld.
- Führungs- & Organisationstalent: Erste Erfahrung in der fachlichen Koordination von Teams sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick; Bereitschaft und Motivation, diese Rolle mittelfristig um disziplinarische Personalverantwortung zu erweitern.
- Erprobt in der Koordination komplexer Prozesse und im sicheren Umgang mit der Leitungsebene sowie internen und externen Partnern.
Persönlichkeit & Arbeitsweise
- Hochgradig strukturiert, proaktiv, diskret und absolut zuverlässig auch bei hohem Arbeitsaufkommen.
- Kommunikationsstark und eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie echte Freude an der Zusammenarbeit auf allen Ebenen.
- Ausgeprägte Prozess- und Strukturorientierung bei der täglichen Arbeit.
Digitale Kompetenzen
- Expertenwissen in MS Office, wie fortgeschrittene Datenaufbereitung in Excel, professionelles Layouting in PowerPoint und idealerweise routinierter Umgang mit digitalen Tools (MS Teams, SharePoint).
Kommunikation
- Sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C1) in Wort und Schrift sind erforderlich, da für die Tätigkeit eine sichere und präzise interne sowie externe Kommunikation mit unterschiedlichen Beteiligten gewährleistet sein muss.
- Professionelles, souveränes Verhalten und ein treffsicherer Kommunikationsstil.
Unsere Benefits:
- flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Freizeit und Beruf,
- modern ausgestattete Arbeitsplätze mit Möglichkeiten für mobiles Arbeiten,
- 30 Urlaubstage im Jahr plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei,
- eine transparente, leistungsorientierte und faire Vergütung basierend auf Gehaltsbändern und einer prozentualen Tantieme, sowie eine attraktive betriebliche Altersvorsorge,
- ein strukturiertes und umfassendes Onboarding (u.a. Buddy-Programm),
- passgenaue persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten, Unterstützung bei beruflichen, privaten oder gesundheitlichen Fragestellungen durch Mental Health Coaching,
- Zuschuss zum ÖPNV und die Option auf ein vergünstigtes Fahrradleasing mit JobRad,
- regelmäßige Teamevents, zahlreiche Sportangebote durch vergünstigte Konditionen bei Urban Sports Club
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Vielfalt bereichert unsere Zusammenarbeit. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen unabhängig von kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion, Alter sowie körperlichen und geistigen Fähigkeiten. Als Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt setzen wir uns für ein wertschätzendes und diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld ein. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und Ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich willkommen.
PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH
- Kristina Wicher
- HR Recruiting
